Administrar as finanças da sua empresa sendo MEI é, sem dúvidas, um desafio. Mas existem algumas diretrizes que te ajudarão na caminhada. A primeira delas é a organização financeira, que deve ser uma regra não apenas na sua rotina pessoal, mas também na rotina do seu negócio.
Independentemente da atividade que você exerce, é preciso entender quais recursos são necessários para o bom funcionamento da empresa. Isso vai desde insumos, produtos e maquinários A depender do tamanho do negócio, essa lista também pode incluir ferramentas e softwares para o registro e gerenciamento das movimentações financeiras.
Esse gerenciamento, seja manual ou automatizado, deve seguir uma regra básica: não incluir finanças pessoais. É de extrema importância que você separe as movimentações pessoais das empresariais. Isso pode ser uma tarefa particularmente difícil para pequenos negócios, sobretudo aqueles administrados por uma única pessoa. Uma estratégia que você pode adotar é abrir uma conta exclusivamente para o seu MEI. Assim, você poderá concentrar o dinheiro da sua empresa em um lugar distinto. Isso é importante para que você visualize quanto tem recebido, quanto dinheiro tem disponível para efetuar os pagamentos e compras do mês.Isso não é necessário para todo MEI. Há aqueles que realizam prestação de serviços com pouquíssimos custos na sua atividade ou nenhum. É o caso, por exemplo, de jornalistas, certos designers e alguns artistas. Nessas situações, é natural que as movimentações do MEI sejam as mesmas do indivíduo — e não há mal algum nisso.
2. Pague as contas do MEI em dia
Pagar as contas do MEI em dia é outro ponto indiscutível. Mas, para que você obtenha sucesso nessa tarefa, as datas desses compromissos precisam estar registradas. Se você ainda não tem um documento que reúna esses dados, reserve um tempo para anotar quanto você deve pagar, para quem o pagamento deve ser feito e, claro, a data limite. Isso também vale para eventuais taxas cobradas pelo governo, como o Simples Nacional.
3. Negocie com os seus fornecedores
Sempre que possível, negocie com os seus fornecedores e parceiros antes de fechar contratos. Administrar as finanças do seu MEI implica também em adotar práticas para economizar dinheiro. Uma forma interessante e prática de fazer isso é realizar pesquisas de mercado. Identifique o serviço ou produto que precisa, pergunte para outros empresários sobre preços e indicações, faça diferentes orçamentos e selecione aquele que oferece o melhor custo-benefício.
4. Economize sempre que possível
Já mencionamos a importância da economia acima, mas vamos reforçar! Além de negociar os contratos, recomendamos que você busque promoções. Perceba: quanto menos você gasta com os insumos para o negócio, maior é a sua margem de lucro. Com dinheiro “sobrando”, você pode alimentar outras frentes da sua empresa e aumentar, por exemplo, a qualidade do produto e/ou serviço.
5. Adquira conhecimentos em contabilidade
Alguns negócios exigem um nível maior de organização e, por consequência, conhecimentos. Enquanto empresário, você não deve se restringir apenas à atividade fim. Portanto, recomendamos que você faça um curso introdutório ou, se preferir, leia e estude sobre contabilidade e administração.Assim, ainda que você contrate profissionais dessa área para te ajudar de forma pontual ou rotineira, você saberá o que precisa ser feito, quando e de que forma. Conhecer os processos do seu negócio é fundamental para manter a saúde financeira dele.Administrar as finanças do MEI se torna mais fácil se você adotar algumas regras (Imagem: Freepik)
6. Guarde e organize todas as notas fiscais do MEI
Seja para fins de registro interno, para eventuais disputas ou ainda para informes à Receita Federal, você deve guardar todas as notas fiscais emitidas pelo seu CNPJ. Esse é um comprovante que não deve ser negligenciado. Portanto, tenha cuidado também no momento de preencher as informações: assegure que os seus dados e os dados do tomador de serviços estão corretos.
7. Invista em tecnologia para organizar as finanças
Comentamos brevemente sobre essa dica anteriormente. Se você não tem conseguido lidar com os dados e movimentações do seu MEI, pesquise ferramentas e softwares dedicados. Atualmente, existem diversas opções no mercado, com diferentes níveis de complexidade e preços. Se você não encontrar exatamente o que precisa, entre em contato com programadores. Muitos oferecem serviços particulares e te informarão sobre a viabilidade de fazer um software sob medida para o seu negócio, bem como os custos do serviço.
8. Registre os movimentos financeiros do MEI
Um MEI não vive apenas de notas fiscais. Você deve registrar toda e qualquer movimentação do seu negócio — o que vai muito além delas. Recomendamos que esse trabalho seja feito diariamente ou assim que novas movimentações surgirem. Desse modo, você acompanhará a saúde financeira da sua empresa com mais clareza. Reúna todos os dados em um só lugar e os separe por categorias. Você pode, por exemplo, fazer a organização por meses.
9. Crie uma reserva financeira para a empresa
Em outras oportunidades, falamos sobre a importância de criar uma reserva financeira pessoal. Quando o assunto é administrar as finanças do MEI, a regra não muda. Afinal, essa é uma medida de segurança que te ajudará a manter a saúde do seu negócio quando surgirem imprevistos.Para não desfalcar áreas importantes do orçamento, dedique uma porcentagem dos lucros a esse objetivo e uma frequência para a aplicação. Você pode, por exemplo, reservar 5% todos os meses. Veja a fatia que mais se adequa à sua realidade. Recomendamos que você aplique o dinheiro em um investimento de renda fixa que tenha liquidez diária e baixo risco.
10. Invista no crescimento do seu negócio
Depois de ter construído uma reserva financeira para a sua empresa, está na hora de continuar investindo, agora com foco em projetos futuros. Certamente você tem planos para o seu negócio e deseja que ele cresça. Portanto, se planeje para isso. Quando você quer alcançar o próximo passo? Quanto será necessário investir nessa melhoria?Responda essas perguntas e, a partir delas, dilua o custo em uma parcela que caiba no orçamento da empresa. Aplique esse dinheiro em um investimento cujo prazo esteja alinhado com a data do seu projeto. Afinal, se você deseja atingi-lo em 5 anos, de nada adianta aplicar o dinheiro em um investimento cuja liquidez é 10 anos, certo? Com essas regras, você terá um gerenciamento muito mais organizado e transparente. E, saiba, não há terreno melhor para o crescimento do que esse. Nenhuma empresa cresce (ou se mantém) se as suas finanças não estiverem em dia!
Conselheiro de empresas, mentor, empreendedor e investidor serial apaixonado por scale-ups e venture capital. Palestrante em diversas iniciativas do ecossistema brasileiro de inovação e empreendedorismo.
